Einheitliches Formular t 9 Probenfüllung. Wie schreibe ich einen Auftrag für eine Geschäftsreise? Beispiel einer Zusammenstellung in freier Form

Dienstreiseauftrag (Formular T-9, T-9a)– ein Verwaltungsdokument, in dem ein Mitarbeiter einer Organisation auf eine Geschäftsreise angewiesen wird. Wenn es notwendig ist, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken, müssen Sie zunächst einen entsprechenden Auftrag erstellen. Das Finanzministerium hat einheitliche Formulare T-9 für einen Mitarbeiter und T-9a für eine Gruppe von Mitarbeitern entwickelt; die Verwendung dieser Formulare ist am einfachsten. Die Formulare T9 und T9a können Sie am Ende des Artikels herunterladen.

Wie schreibe ich einen Dienstreiseauftrag? Schauen wir uns das Ausfüllen einer Bestellung am Beispiel der Anmeldung einer Dienstreise für einen Mitarbeiter mit dem T9-Formular an.

Muster für das Ausfüllen eines Dienstreiseauftrags (Formular T-9)

Im einheitlichen T-9-Formular ist alles durchdacht, sodass das Ausfüllen dieses Formulars keine Schwierigkeiten bereiten wird. Schauen wir uns die Grunddaten im Dokument an:

• Wir legen den Bestelltermin fest und vergeben eine individuelle Nummer. Vergessen Sie außerdem nicht, oben im Formular den Namen der Organisation und ihr OKPO anzugeben.
• Im Auftragstext geben wir die persönlichen Daten des auf Dienstreise entsandten Mitarbeiters an: vollständiger Name, Position, Struktureinheit sowie die ihm bei der Einstellung zugewiesene Personalnummer.
• Wir geben Auskunft über den Einsatzort des Arbeitnehmers, also an welchen Ort und zu welcher Organisation der Entsandte entsendet wird.
• Die Dauer einer Dienstreise wird in Zahlen angegeben, der erste Tag der Dienstreise ist der Tag der Abreise vom Ort der ständigen Arbeitsstätte, der letzte Tag ist der Tag der Ankunft am Ort der ständigen Arbeitsstätte.
• Der Zweck der Dienstreise richtet sich nach dem dem Arbeitnehmer ausgestellten Dokument.
• Füllen Sie bei Bedarf die Zeile „Reisekosten“ aus und geben Sie die Finanzierungsquelle für die Reise an.

In der Regel erstellt der Leiter der Abteilung, in der der Mitarbeiter tätig ist, einen Arbeitsauftrag, der im Dienstreiseauftrag in der Zeile „Gründe“ aufgeführt ist. Der Leiter der Organisation unterschreibt die Bestellung, dann machen wir den Mitarbeiter mit der Bestellung vertraut und er setzt seine Unterschrift als Zeichen seiner Zustimmung.

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Ein Beispiel für einen Dienstreiseauftrag für einen Mitarbeiter

Eine Reisebescheinigung ist ein Dokument, das bestätigt, dass sich ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise befindet. In jeder Stadt (Punkt), in der der Mitarbeiter ankommt, wird im Reisezertifikat eine durch Unterschrift und Siegel beglaubigte Aufzeichnung der Ankunfts- und Abreisezeit erstellt. Bis 2015 war die Ausstellung einer Reisebescheinigung obligatorisch; das einheitliche Formular T-10 wurde vom Staatlichen Statistikausschuss Russlands vom 5. Januar 2004 Nr. 1 genehmigt.

Letztes Jahr hat sich das Verfahren geändert – ab dem 8. Januar 2015 sind Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet, Arbeitnehmern, die eine Dienstreise antreten, eine Reisebescheinigung und einen Arbeitsauftrag auszustellen, da die Ausstellungspflicht dieser Dokumente abgeschafft wurde. Arbeitgeber können diese Dokumente jedoch weiterhin weiterverwenden, insbesondere Reisebescheinigungen (zum Beispiel nach dem einheitlichen T-10-Formular), wenn sie eine solche Entscheidung getroffen haben und dies in den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens widergespiegelt wird. Die Zeit, in der sich ein Arbeitnehmer auf Dienstreise befindet, muss im Arbeitszeitnachweis vermerkt werden.

Bitte beachten Sie, dass Arbeitgeber ab dem 8. August 2015 auch nicht mehr zur Führung von Fahrtenbüchern für entsandte Arbeitnehmer verpflichtet sind, die Führung von Fahrtenbüchern jedoch weiterhin in einer kostenlosen, unabhängig genehmigten Form möglich ist.

Wie lässt sich der Zeitraum ermitteln, in dem sich ein Mitarbeiter tatsächlich auf Geschäftsreise befindet? Der Zeitpunkt einer Dienstreise lässt sich anhand der Reisedokumente ermitteln, die der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber bei seiner Rückkehr vorlegt. Wenn Ihr Mitarbeiter zum Ort der Dienstreise fährt und mit einem Fahrzeug (Dienst- oder Privatfahrzeug) zum Arbeitsort zurückkehrt, muss die Aufenthaltsdauer der Dienstreise im Vermerk angegeben werden. Kann der Arbeitnehmer (aufgrund seiner Abwesenheit) keine Reisedokumente vorlegen, muss er die Aufenthaltsdauer auf einer Dienstreise mit Unterlagen zur Anmietung einer Unterkunft bestätigen.

Die Dienstreise eines Mitarbeiters muss in der folgenden Reihenfolge organisiert werden:

1. Der Arbeitgeber beschließt, den Arbeitnehmer auf eine Dienstreise zu schicken.

2. Alle notwendigen Unterlagen für die Entsendung des Mitarbeiters auf eine Dienstreise werden erstellt und das Geld für die Reisekosten wird überwiesen.

3. Bei Rückkehr des Arbeitnehmers von einer Dienstreise wird ihm die Restzahlung ausgezahlt.

Muster zum Ausfüllen des einheitlichen Formulars T-10

Das Formular ist doppelseitig. Auf dem ersten Blatt in der Kopfzeile des Dokuments geben Sie folgende Informationen ein: Name der Organisation, OKPO-Formular. Weiter:

• Zertifikatsnummer, Ausstellungsdatum;
• Vollständiger Name des Mitarbeiters, Abteilung, Position;
• Ort der Geschäftsreise;
• Zweck der Dienstreise des Arbeitnehmers;
• Dauer einer Geschäftsreise ohne Reisekosten;
• Passdaten;
• Unterschrift des Managers.

Auf der Rückseite des Reisezertifikats befinden sich spezielle Spalten zur Kennzeichnung der Ankunft und Abreise am Zielort:

• links/angekommen bei;
• Nummer und Unterschrift der verantwortlichen Person, die die Position angibt.

Wenn Sie die Dauer einer Dienstreise verkürzen oder verlängern müssen, ist dies möglich, da das Arbeitsrecht die Frage der Änderung der Dauer einer Dienstreise nicht regelt. Es gibt keine Verbote oder Beschränkungen für die Änderung des Begriffs.

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Reisezertifikats mit dem einheitlichen Formular T-10.

Von Zeit zu Zeit müssen Unternehmen einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise an einen anderen Ort als den Standort des Unternehmens schicken, um Produktionsprobleme im Interesse des Unternehmens zu lösen. Als Dienstreise gilt die Erfüllung einer Aufgabe durch einen Arbeitnehmer, die sich länger als einen Tag außerhalb seines Arbeitsplatzes befindet. Um dies zu formalisieren, muss der Vorgesetzte einen Auftrag ausstellen, den Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken.

Derzeit ist der Dienstreiseauftrag das wichtigste Dokument, das bei der Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise auszufüllen ist. Seit 2015 darf die Organisation keinen Arbeitsauftrag, keinen Dienstreisebericht und keine Reisebescheinigung mehr erstellen. Ihre Verwendung liegt im Ermessen des Unternehmens, und wenn diese Dokumente verwendet werden, müssen Informationen darüber in der entsprechenden internen Handlung wiedergegeben werden.

Bei großen Unternehmen erfolgt zusätzlich die Planung anstehender Geschäftsreisen für das laufende Jahr, die in Form eines genehmigten Terminplans erstellt wird.

Wenige Tage vor einer Geschäftsreise entscheidet der Vorgesetzte entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens über die Entsendung eines Mitarbeiters. Er kann einen Dienstauftrag erteilen oder die Personalabteilung mündlich mit der Erstellung eines Dienstreiseauftrags beauftragen. Gleichzeitig muss er die verantwortlichen Personen, den Zweck, den Ort und die Dauer der Dienstreise angeben. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich daher dennoch, eine Begründung zu verfassen, die alle diese Informationen enthält.

Auf der Grundlage der eingegangenen Bestellung erstellt der Inspektor der Personalabteilung einen Dienstreiseauftrag und macht dessen Inhalt dem auf Dienstreise entsandten Mitarbeiter zur Kenntnis. Dieses Dokument ist erforderlich, um die Finanzierung anstehender Ausgaben zu erhalten und die Abwesenheit des Mitarbeiters ordnungsgemäß zu dokumentieren. Nach der Einarbeitung erstellt der Mitarbeiter in der Regel ein Memo mit einer vorläufigen Kalkulation der anstehenden Reisekosten, auf deren Grundlage ihm die Mittel zugewiesen werden.

Die Dienstreise wird im Stundenzettel mit einem speziellen Buchstabencode „K“ oder digital „06“ gekennzeichnet. Zu diesem Zeitpunkt behält der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit und seinen Durchschnittsverdienst.

Nach Ermessen der Geschäftsleitung kann die Organisation eine Reisebescheinigung ausstellen, in der am Abreisetag ein Vermerk über die Abreise des Mitarbeiters vermerkt wird. Wenn dies auch durch die internen Regeln des Dokumentenflusses festgelegt ist, kann der Personalmitarbeiter bei der Abreise und Ankunft von Mitarbeitern Notizen im Registrierungsprotokoll der entsandten Arbeitnehmer machen.

So schreiben Sie einen Dienstreiseauftrag richtig

Die Bestellung wird entweder auf oder unter Verwendung der standardisierten Formulare T-9 oder T-9a erteilt. Spezialisierte Programme bieten die Möglichkeit, Bestellungen mithilfe von Standardformularen automatisch auszufüllen.

Oben im Dokument stehen der Name des Unternehmens und sein Registrierungscode in der Statistik. Als nächstes wird das Ausstellungsdatum der Bestellung sowie ihre Seriennummer angegeben, die im Unternehmensregistrierungsbuch eingetragen ist.

Danach müssen die persönlichen Daten des auf Dienstreise entsandten Mitarbeiters, seine Personalnummer, Position, Name der Struktureinheit – sein Arbeitsplatz in der Organisation – eingegeben werden.

Ein Dienstreiseauftrag muss unbedingt Angaben zum Ort der Dienstreise mit Angabe des Landes, der Stadt und des Namens der empfangenden Organisation enthalten. Außerdem werden Angaben zur Dauer der Reise in Kalendertagen mit genauer Angabe des Start- und Endtages der Geschäftsreise eingetragen.

Nachfolgend müssen Sie den Zweck der Entsendung des Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise angeben und die Organisation festlegen, die diese Reise finanziert.

Der Personalinspektor muss die Reisegrundlage ausfüllen. Dabei kann es sich um eine Vereinbarung, einen Geschäftsreiseplan, einen Arbeitsauftrag (falls vorhanden) usw. handeln.

Das Dokument wird durch die Unterschrift des Unternehmensleiters unter Angabe seiner Position und seiner persönlichen Daten beglaubigt.

Der Auftrag muss dem Arbeitnehmer gegen Unterschrift bekannt gegeben werden, wobei der vollständige Name zu entziffern und das Datum der Unterzeichnung anzugeben ist.

Nuancen

Bei der Entsendung einer Gruppe von Firmenmitarbeitern kann eine allgemeine Anordnung mit dem Standardformular T-9a erteilt werden. Darin werden die Daten in Form einer Tabelle dargestellt, in deren Spalten alle auf Dienstreise entsandten Mitarbeiter namentlich aufgeführt sind und in den Zeilen die erforderlichen Angaben.

Grundsätzlich werden Geschäftsreisen aus den Mitteln der Organisationen finanziert, die ihre Mitarbeiter entsenden. In der Praxis gibt es Fälle, in denen diese Kosten von einem Dritten (z. B. der empfangenden Partei) getragen werden können. In diesem Fall wird in der entsprechenden Zeile der Name des Unternehmens angegeben, bei dem es sich nicht um den Arbeitgeber des Arbeitnehmers handelt.

Änderungen der Arbeitsgesetzgebung der Russischen Föderation im Jahr 2015 (Beschlüsse der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 N 1595 und vom 29. Juli 2015 N 771) führten zu einer Änderung des langjährigen und üblichen Arbeitsablaufs in Ausführungsbedingungen verschiedener Dokumente, die bei der Entsendung von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen erstellt werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Geschäftsreise für einen Mitarbeiter im Jahr 2017 fehlerfrei organisieren.

Reisebescheinigung, Dienstauftrag, Fahrtenbuch für Mitarbeiter, die auf Geschäftsreise sind

Wir möchten Sie daran erinnern, dass seit dem 8. Januar 2015 die Erstellung einer Reisebescheinigung und eines Arbeitsauftrags grundsätzlich nicht mehr erforderlich ist (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 29. Dezember 2014 N 1595). Der Arbeitgeber kann jedoch in den im Unternehmen geltenden internen Dokumenten der Organisation (örtliche Vorschriften) vorschreiben, dass die Registrierung einer Dienstreise anhand dieser Dokumente erfolgen soll (Artikel 8, 22 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). . Wenn eine solche Entscheidung vom Arbeitgeber getroffen wird, müssen bei der Abreise des Arbeitnehmers auf eine Dienstreise beide Dokumente (Reisebescheinigung und Dienstauftrag) nach dem vom Arbeitgeber festgelegten Verfahren erstellt werden.

So werden Dienstreisen im Jahr 2017 ohne die üblichen Formulare – Reisebescheinigung und Arbeitsauftrag – abgewickelt und bezahlt.

Ab dem 08.08.2015 ist der Arbeitgeber vom Ausfüllen und Führen eines weiteren bisher obligatorischen Formulars befreit – eines Fahrtenbuchs für Arbeitnehmer, die auf Geschäftsreisen sind (Beschluss der Regierung der Russischen Föderation vom 29.07.2015 N 771).

Dokumente, die beim Versenden auf eine Geschäftsreise erstellt werden

Durch den Verzicht des Gesetzgebers auf eine zwingende Verpflichtung des Arbeitgebers (und Arbeitnehmers) wie die Erstellung einer Reisebescheinigung und eines Dienstauftrags ist das Verfahren zur Abwicklung von Dienstreisen deutlich einfacher geworden. Nun muss der Arbeitgeber für eine Dienstreise im Jahr 2017 folgende Unterlagen ausstellen:

• eine schriftliche Entscheidung (Anordnung, Anweisung) des Arbeitgebers, einen Arbeitnehmer auf eine Geschäftsreise zu schicken (Artikel 166 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, Absatz 3 der Verordnung über die Besonderheiten der Entsendung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen, genehmigt durch Dekret vom die Regierung der Russischen Föderation vom 13. Oktober 2008 N 749 (im Folgenden als Verordnungen bezeichnet)). Diese Anordnung (Anweisung) kann vom Arbeitgeber in einer unabhängig entwickelten Form erstellt werden (mit obligatorischer Genehmigung durch ein örtliches Regulierungsgesetz) oder in einer einheitlichen Form N T-9 ausgestellt werden, die durch einen Beschluss des staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation genehmigt wurde Föderation vom 5. Januar 2004 N 1. In einer solchen Anordnung (Anweisung) wird der Zweck der Dienstreise des Arbeitnehmers widergespiegelt. Muss ein Mitarbeiter zur Erfüllung eines Auftrages der Geschäftsführung oder aus anderen Gründen eine Dienstreise mit eigenem oder dienstlichem Transportmittel antreten, wird dies ebenfalls in der Bestellung (Anweisung) angegeben (Ziffer 7 des Reglements). Die Anordnung (Anweisung) spiegelt auch die Grundlage für die Entsendung eines Arbeitnehmers zu einer anderen Organisation wider, beispielsweise ein internes Memo des Arbeitnehmers (seinem unmittelbaren Vorgesetzten), eine Vereinbarung mit der Gegenpartei des Arbeitgebers usw.;

• der Vorabbericht des Arbeitnehmers über die ihm entstandenen Kosten (Artikel 26 der Geschäftsordnung). In Haushaltsorganisationen wird ein solcher Vorabbericht nach dem einheitlichen Formular Nr. 0504505 erstellt und genehmigt. mit Beschluss des Finanzministeriums Russlands vom 30. März 2015 N 52n und in Nichthaushaltsorganisationen – gemäß Formular Nr. AO-1, ​​​​genehmigt. Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 1. August 2001 N 55.

Die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers, der auf Dienstreise war, wird vom Arbeitgeber im Stundenzettel ausgewiesen. Die einheitliche Form dieses Zeugnisses (Formular N T-13) wurde durch Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 5. Januar 2004 N 1 genehmigt.

Mit ähnlichen Dokumenten werden auch Auslandsdienstreisen abgewickelt.

Eine Reise eines Arbeitnehmers im Auftrag des Arbeitgebers für einen bestimmten Zeitraum zur Erfüllung eines offiziellen Auftrages außerhalb des Ortes seiner ständigen Arbeitsstätte wird als Dienstreise bezeichnet (Artikel 166 Teil 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Aufgrund des entsprechenden Auftrages wird ein Mitarbeiter auf eine Dienstreise geschickt. Wie Sie einen Dienstreiseauftrag erstellen, erklären wir Ihnen in unserem Beratungsgespräch und stellen Ihnen auch ein Muster für einen Dienstreiseauftrag 2018 – 2019 zur Verfügung.

Wir erstellen einen Auftrag, einen Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise zu schicken

Ein Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Geschäftsreise wird in beliebiger Form erstellt. Der Einfachheit halber können Sie standardisierte Formulare verwenden, deren Verwendung derzeit nicht verpflichtend ist (Information des Finanzministeriums Nr. PZ-10/2012). Als Musterauftrag für eine Dienstreise eines Mitarbeiters können Sie daher das einheitliche Formular Nr. T-9 „Antrag (Anweisung) zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise“ verwenden. Und wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Geschäftsreise schicken müssen, verwenden Sie bequem das Formular Nr. T-9a (Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses vom 5. Januar 2004 Nr. 1).

Unabhängig davon, ob der Auftrag in einheitlicher oder eigenständig entwickelter Form erstellt wird, muss ein Musterauftrag für die Versendung auf eine Dienstreise insbesondere folgende Angaben enthalten:

• VOLLSTÄNDIGER NAME. und die Position des entsandten Arbeitnehmers;
• Ort der Geschäftsreise;
• Reisezeitraum.

Um die wirtschaftliche Berechtigung von Dienstreisekosten zu bestätigen, empfiehlt es sich, in der Bestellung den Zweck der Entsendung des Arbeitnehmers auf eine Dienstreise anzugeben.

Der Dienstreiseauftrag ist dem zuständigen Mitarbeiter gegen Unterschrift vorzulegen.

Für den Auftrag zur Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise stellen wir Ihnen ein Musterformular zur Verfügung.

Für eine Geschäftsreisebestellung (Muster 2018 - 2019) können Sie das Formular über den untenstehenden Link herunterladen.

Sollte eine Dienstreise aus irgendeinem Grund abgesagt werden, können Sie über das in einem gesonderten Abschnitt bereitgestellte Formular einen entsprechenden Auftrag erstellen.

In Fällen, in denen die ständige Tätigkeit von Arbeitnehmern unterwegs ausgeübt wird oder einen Reisecharakter hat, handelt es sich nicht um Dienstreisen, sondern um Dienstreisen (Artikel 166 Teil 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Gleichzeitig kann die Entsendung eines Mitarbeiters auf eine Dienstreise auch mit der Erstellung eines Auftrags in der oben genannten Form einhergehen.

Bitte beachten Sie, dass für die ertragsteuerliche Anerkennung von Aufwendungen für eine Dienstreise bzw. Geschäftsreise die Erstellung eines Auftrages zwingend erforderlich ist.