Посадова інструкція адміністратора регламентує трудові стосунки. Вона містить функціональні обов'язки, права, види відповідальності працівника, порядок підпорядкування, заняття, звільнення його з посади, вимоги до досвіду, освіти.

Документ створює керівник підрозділу. Стверджує генеральний директор організації.

Наведену нижче типову форму можна використовувати для підготовки посадової інструкції адміністратора торгового залу, фітнес клубу, магазину, готелю, салону краси, ресторану (кафе) тощо.

Ряд положень інструкції може відрізнятись залежно від спеціалізації установи.

Зразок типової посадової інструкції адміністратора

Адміністратор магазина

Адміністратор магазину налагоджує та керує роботою торгового закладу, оформляє приміщення. Фахівець стежить за розташуванням товарів, наявністю та вірністю утримання цінників. До його завдань входить дотримання правил торгівлі, консультування відвідувачів.

Специфічні обов'язки адміністратора магазину:

1. Контроль своєчасного поповнення асортименту товарів, застосування технологічного, торговельного устаткування.

2. Вжиття заходів для прискорення обслуговування відвідувачів.

3. Участь у прийомі, обліку товарно-матеріальних цінностей.

Адміністратор готелю

Адміністратор готелю зустрічає, реєструє, розміщує відвідувачів закладу. До його обов'язків входить забезпечення своєчасної доставки багажу клієнта в номер, інформування про правила установи, послуги.

Специфічні обов'язки адміністратора готелю:

1. Видача ключів клієнтам.

2. Передача кореспонденції, адресованої клієнтам.

3. Забезпечення справного функціонування, своєчасного ремонту устаткування.

4. Контроль над виконанням дисципліни з боку клієнтів.

Адміністратор салону

Адміністратор салону краси записує, приймає клієнтів установи. У його завдання входить забезпечення комфортного перебування, обслуговування відвідувачів, консультування про послуги, акції закладу.

Специфічні обов'язки адміністратора салону краси:

1. Відпустка продукції, поданої в установі.

2. Налагодження організаційного, технічного забезпечення діяльності персоналу закладу.

3. Планування графіка відвідування спеціалістів установи.

Адміністратор ресторану (кафе)

Адміністратор ресторану (кафе) керує роботою закладу. Він підбирає персонал, навчать його, зустрічає, проводить відвідувачів, налагоджує трудові процеси, вирішує питання, розглядає пропозиції, зауваження відвідувачів.

Специфічні обов'язки адміністратора ресторану (кафе):

1. Ведення комунікації із діловими партнерами, контрагентами, державними органами.

2. Упорядкування планів діяльності закладу.

3. Ведення закупівель товарів, послуг.

4. Контроль фінансових, поточних звітних документів.

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність Адміністратора.

1.2. Адміністратор призначається на посаду та звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом директора підприємства (установи, організації).

1.3. Адміністратор підпорядковується безпосередньо _________________.

1.4. На посаду Адміністратора призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту та стаж роботи за фахом не менше 2 років.

1.5. Адміністратор повинен знати:

Постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо роботи підприємства, установи, організації;

Структуру управління, права та обов'язки працівників та режим їх роботи;

Правила та методи організації обслуговування відвідувачів;

Види послуг;

Основи економіки, організації праці та управління;

Планування та порядок оформлення приміщень та вітрин;

Основи естетики та соціальної психології;

Законодавство про працю;

правила внутрішнього трудового розпорядку;

Правила та норми охорони праці.

1.6. У період тимчасової відсутності адміністратора його обов'язки покладаються на ___________________________.

2. ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ

2.1. Функціональні обов'язки Адміністратора визначені на основі та в обсязі кваліфікаційної характеристики за посадою Адміністратора та можуть бути доповнені, уточнені при підготовці посадової інструкції на основі конкретних обставин.

2.2. Адміністратор:

2.2.1. Здійснює роботу з ефективного та культурного обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов.

2.2.2. Забезпечує контроль за збереженням матеріальних цінностей.

2.2.3. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг.

2.2.4. Вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

2.2.5. Розглядає претензії, пов'язані із незадовільним обслуговуванням відвідувачів, проводить необхідні організаційно-технічні заходи.

2.2.6. Здійснює контроль за відповідним оформленням приміщень, стежить за розміщенням, оновленням та станом реклами всередині приміщення та на будівлі.

2.2.7. Забезпечує чистоту та порядок у приміщенні та на прилеглій до нього або будівлі території.

2.2.8. Контролює дотримання підлеглими працівниками трудової та виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни.

2.2.9. Інформує керівництво про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, які вживають заходів щодо їх ліквідації.

2.2.10. Забезпечує виконання працівниками вказівок керівництва підприємства.

3. ПРАВА

3.1. Адміністратор має право:

3.1.1. Давати розпорядження та вказівки та приймати відповідні дії щодо усунення причин, що створили конфліктну ситуацію.

3.1.2. Вносити пропозиції керівництву підприємства (установи, організації) щодо покращення роботи, що належить до його функціональних обов'язків.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1. Адміністратор несе відповідальність за:

4.1.1. Невиконання своїх функціональних обов'язків.

4.1.2. Недостовірну інформацію про стан виконання отриманих завдань та доручень, порушення строків їх виконання.

4.1.3. Невиконання наказів, розпоряджень директора підприємства.

4.1.4. Порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, правил протипожежної безпеки та техніки безпеки, встановлених на підприємстві.

5. УМОВИ РОБОТИ

5.1. Режим роботи Адміністратора визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених на підприємстві.

Інші інструкції у розділі:

Будь-який серйозний заклад, чи склад, чи магазин, чи ресторан, не обходиться без адміністратора, в обов'язки якого входять управлінські функції.

Минули схеми керівництва підприємством зжили себе, тому потрібен спеціаліст, який зможе добре керувати процесами, здійснювати контроль за виробництвом, людьми та товаром, а також грамотно розподіляти роботу між різними відділами.

Адміністратор повинен бути в курсі ситуації у зовнішній та внутрішній діяльності компанії, щоб добре виконувати свою роботу. Іноді адміністратора називають менеджером.

Принципи роботи

Загальний зміст цієї роботи в тому, щоб магазин працював, як годинник. Принцип - контроль за людьми, товаром, залом та документами.

є керівникомдля продавців, касирів, приймальників та вантажників. Він – взаємодіюча ланка між відділами всього магазину.

Через нього вирішуються питання між персоналом та вищим керівництвом, яке він також повідомляє про проблеми на виробництві.

Для успішного здійснення своїх функцій адміністратор повинен керуватися певними інструкціями та нормуючими документами.

Області його компетенції

Адміністратор зберігає в окремому місці та доносить до персоналу зміст нормативних та керівних документів, наказів, посадових інструкцій; він веде проведені касові операції та інші звіти.

При прийомі товаруадміністратор перевіряє терміни придатності товарів, стежить за сумлінним дотриманням умов зберігання продуктів. У разі потреби вживає всіх заходів щодо утилізації прострочених продуктів або повернення їх постачальнику.

До його обов'язків входить коригування умов праці, Дотримання прав та обов'язків співробітників, режиму їх роботи.

Адміністратор повинен досконало знатиТрудовий кодекс РФ, мати уявлення про організацію колективної праці, поєднання професій, атестації співробітників та багато іншого, щоб вміло спрямовувати діяльність своїх підлеглих.

Для успішної реалізаціїрізних товарів, менеджер повинен бути добре обізнаний про такі речі, як купівельна поведінка споживача, мати уявлення про їхні потреби та потреби, прогнозувати попит, знати, як позиціонувати товар на ринку та інше. Все це основи знань про маркетинг, які дозволяють вибудовувати правильні стратегії ведення рекламних акцій та робити прогнози ситуації на ринку.

Адміністратор повинен контролюватидотримання приписів, а також суворо контролювати відсутність порушень правил гігієни та санітарії на виробництві, протипожежної безпеки та цивільної оборони.

Все це знаходиться у віданні адміністратора.

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Особистісні вимоги до кандидата

Важлива якість, яку має мати успішний адміністратор - вміти зайняти позицію лідера.

Це дозволить мотивувати співробітників робити свою роботу добре.

При спілкуванні з покупцями, постачальниками та підлеглими незамінна комунікабельність. Вона дозволяє порозумітися з абсолютно різними людьми.

Необхідні під час навчання персоналу позитивність та терпіння.

Вміння доводити свою справу до кінця просто обов'язково для гарного управлінця. Відповідальність та об'єктивність необхідні при здійсненні контролю за довіреною областю обов'язків адміністратора.

Організованість потрібна під час планування свого часу, заходів у магазині, своєчасної перевірки дозвільних документів. Логічне мисленнядопомагає зробити аналіз інформації про ситуацію на ринку.

Уважністьнеобхідна при роботі з фіскальними та адміністративними документами та дозволами, при складанні касового звіту та інше.

Основні функції та обов'язки

На цього фахівця покладено величезне коло посадових обов'язків та функцій:

Основи роботи адміністратора магазину розглянуті в даному відеоролику:

Особливості роботи та ведення справ різних видів магазинів

Інтернет магазин

При роботі магазину в інтернеті виходить Вужче коло обов'язківчим потрібно у великому роздрібному магазині.

Основна діяльність адміністратора магазину – це спілкування з дилерами при замовленні товару.

Також менеджер повинен стежитиза якістю, знати його характеристики та терміни придатності, про варіанти застосування та іншу інформацію про товар.

Він проводить консультації клієнтівза телефоном чи будь-яким електронним способом зв'язку, займається організацією доставки товару (самостійно чи через кур'єра).

На ньому також «ведення» замовлення, контроль платежів, інформування про те, в якій стадії обробки знаходиться замовлення (наприклад, ще їде, або вже на складі і передано кур'єру тощо).

Функції адміністратора можуть змінюватись в залежності від величини інтернет-магазину та специфіки його роботи.

Детальніше про роботу адміністратора інтернет-магазинів дивіться у наступному відеоматеріалі:

Магазин одягу

У роботі адміністратора магазину одягу з'являється велика необхідність організовувати заходи, акції, розпродажіта інше, щоб продати залишки товару за минулий сезон.

Менеджер веде основний акцент на навчання персоналу технікам для успішного продажу товарів та мотивації до роботи.

Він також приділяє особливу увагу плану продажу.

Які якості необхідно написати при складанні резюме на цій посаді

Обов'язково потрібно писати про відповідальність. Адміністратор магазину – посада дуже відповідальна. Людина має «горіти» цією справою.

Для такої роботи потрібні лідерські якості, без них гарну роботу збудувати дуже складно! Необхідно матиактивною життєвою позицією, комунікабельністю, стресостійкістю.
Уважність є обов'язковою для менеджера, тому що він має справу з серйозними документами.

Виходить, що професія «адміністратор» – дуже творча, яка потребує наявності протилежних якостей особистості. З одного боку – це вдумливий, уважний стратег, з іншого – комунікабельний управлінець, який об'єднує людей. Порушення балансу у той чи інший бік може дуже позначитися на роботі.

Люди, які працюють не один рік на цій посаді, зазвичай дуже люблять свою роботу, тому що кожен день вони успішно вирішують дуже багато різнобічних питань, від яких залежить успіх спільної справи.

Сучасний споживач дуже вимогливий до якості послуг, що надаються йому. Тому ця сфера постійно вдосконалюється. Все більшої популярності набуває посада адміністратора. Так, на сьогодні більшість магазинів, клубів, салонів мають у своєму штаті такого співробітника. Клієнти охоче відвідують заклади, де працює такий фахівець. Адже до адміністратора закладу завжди можна звернутися за допомогою, поставити запитання, що цікавлять, і вирішити конфліктну ситуацію.

Адміністратор – посадова особа, робота якого пов'язані з управлінням державної чи комерційної організацією. Такий співробітник з права вважається головним помічником директора. Тому вимоги до його вмінь, навичок та особистісних якостей пред'являються високі. На думку багатьох роботодавців, добрий адміністратор – це той, хто:

— є професіоналом у галузі економіки та менеджменту;

- Розбирається в документознавстві;

- Вміє обробляти інформацію на комп'ютері;

- майстерно володіє навичками спілкування;

- має високі організаторські здібності;

— має такі особистісні якості, як емоційна стійкість, толерантність, здатність переконувати.

Професійні обов'язки адміністратора

До таких відносять:

• Забезпечення якісного обслуговування клієнтів, створення комфортних умов їм.
• Надання відвідувачеві потрібної інформації щодо асортименту послуг, акцій, можливих бонусних програм.
• Ведення документації (запис приймання, заповнення бази клієнтів тощо. буд.).
• Забезпечення громадського порядку (вживає заходів у разі конфліктних ситуацій, розглядає скарги клієнтів, слідкує за дисципліною співробітників).
• Контроль за підтриманням чистоти у приміщенні, дотриманням норм санітарії.
• Інформування посібника про недоліки в обслуговуванні.
• Виконання доручень начальника.

Адміністратор - це необхідна людина у багатьох напрямках підприємницької діяльності.

Сфера торгівлі

Торгівля – дуже давній рід занять людей. А вміння продавати – корисна навичка. Сьогодні кожне торгове підприємство хоче бути конкурентоспроможним. Для цього вже мало мати якісний товар, потрібно вміти його запропонувати покупцю. Таку функцію найчастіше виконує адміністратор магазину. До обов'язків цієї посадової особи входить управління роботою торгового залу. Він має здійснювати контроль за прийомом та здаванням товарів, своєчасністю появи продукції на прилавках, вітринах магазину, перевіряти якість, термін придатності всього асортименту.

Щоб залучити клієнтів, управлінець може укласти договір з компанією на послуги BTL. Така реклама товарів у вигляді дегустацій, презентацій новинок підвищує рейтинг підприємства, а ініціатор одержує законну премію.

Також адміністратор магазину намагається не пропустити цікаві акції. Тому що в результаті підприємство отримає вигідне бонусне постачання. А вона зайвої не буває, тому що іноді магазин зазнає збитків через крадіжки, прострочення товарів.

Сфера розваг

Адміністратор клубу – це управлінець, представницька особа, на якій лежить відповідальність за якість дозвілля клієнтів. Цей фахівець має контролювати три напрямки – клубне приміщення, працівників, клієнтів.

Хороший адміністратор розуміє важливість стильного оформлення та чистоти зали. А також території, що примикає зовні.

У підпорядкуванні адміністратора знаходяться працівники кухні, офіціанти та бармени, техперсонал, охоронна служба. Керівник зобов'язаний стежити за тим, щоб усі вони дотримувалися правил дисципліни, норм гігієни та санітарії. Якщо, наприклад, клієнт виявить у своїй страві волосся, це буде виною адміністратора, оскільки він не проконтролював свій персонал.

Керуючий клубом зобов'язаний ввічливо зустріти відвідувачів, супроводити їх до столика та розповісти про можливі послуги закладу. У разі великої кількості гостей він може доручити це досвідченому офіціанту. Якщо виникають конфліктні ситуації або клієнт пред'являє претензії щодо якості сервісу, адміністратор повинен делікатно вислухати та вжити заходів для вирішення проблеми.

Сфера індустрії краси

Робота в цій сфері не така проста, як здається. Адміністратор до салону краси підбирається не лише за рівнем професіоналізму, а й за зовнішніми даними, адже він буде «обличчям компанії». Саме його в першу чергу бачать клієнти і судять по ньому про рівень послуг салону.

Адміністратор вітає відвідувачів. Він допомагає підібрати процедури, радить звернути увагу на додаткові послуги фірми. Також він займається грошовими розрахунками, координує роботу інших спеціалістів салону.

Яким би не був напрямок діяльності фірми, адміністратор – це насамперед кваліфікований фахівець із відмінними здібностями до організації та самоорганізації.

Професія адміністратор кафе

Професія адміністратор кафе відома ще під назвою менеджер залу, метрдотель або керуючий. Це людина, яка керує діяльністю закладу загалом. Основне, чим займається адміністратор кафе – організує роботу персоналу (кухарів, офіціантів, гардеробників, прибиральниць, охоронців тощо), контролює якість обслуговування, вирішує можливі конфліктні ситуації та створює гарний настрій відвідувачам.

Місця роботи

Адміністратор потрібен у всіх закладах громадського харчування, будь то кафе, бар, ресторан чи їдальня.

Історія професії

Термін «метрдотель» з'явився у Франції XVIII століття (від фр. ma?tre d'h?tel – господар готелю). Так називали власника заїжджого двору, де відпочивали та обідали мандрівники та туристи. Він зустрічав відвідувачів, розсаджував їх в обідній залі, приймав замовлення, робив розрахунок і командував прислугою на кухні.

Сьогодні метрдотель - це адміністратор ресторану чи кафе, без якого важко уявити будь-яку точку громадського харчування.

Обов'язки адміністратора кафе

Зазвичай посадові обов'язки адміністратора кафе такі:

• організація ефективної роботи кафе;
• керівництво персоналом (складання графіків роботи, навчання, контроль робочих процесів та дотримання стандартів закладу);
• контроль роботи обладнання та якості страв, що готуються;
• контроль термінів реалізації готової продукції;
• спілкування із відвідувачами;
• допомога офіціантам;
• оформлення необхідних документів та звітності.

1.4. На посаду адміністратора призначається особа, яка має середню професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або початкову професійну освіту та стаж роботи за спеціальністю не менше ніж 2 роки.

1.5. Адміністратор повинен знати:

— постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо роботи підприємства, установи, організації;

- Структуру управління, права та обов'язки працівників і режим їх роботи;

- правила та методи організації обслуговування відвідувачів;

- Види послуг;

- основи економіки, організації праці та управління;

— планування та порядок оформлення приміщень та вітрин;

- основи естетики та соціальної психології;

- Законодавство про працю;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку;

- правила та норми охорони праці.

1.6. Адміністратор підпорядковується безпосередньо ___________________________.

1.7. У період тимчасової відсутності адміністратора його посадові обов'язки покладаються на ___________________.

2. ПОСАДИ ОБОВ'ЯЗКИ.

2.1. Здійснювати роботу з ефективного та культурного обслуговування відвідувачів, створення для них комфортних умов.

2.2. Забезпечувати контроль за збереженням матеріальних цінностей.

2.3. Консультувати відвідувачів з питань, що стосуються послуг.

2.4. Вживати заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

2.5. Розглядати претензії, пов'язані із незадовільним обслуговуванням відвідувачів, проводить необхідні організаційно-технічні заходи.

2.6. Здійснювати контроль за відповідним оформленням приміщень, стежить за розміщенням, оновленням та станом реклами всередині приміщення та на будівлі.

2.7. Забезпечувати чистоту та порядок у приміщенні та на прилеглій до нього або будівлі території.

2.8. Контролювати дотримання підлеглими працівниками трудової та виробничої дисципліни, правил та норм охорони праці, вимог виробничої санітарії та гігієни.

2.9. Інформувати посібник про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, що вживаються заходи щодо їх ліквідації.

2.10. Забезпечувати виконання працівниками вказівок керівництва підприємства.

2.11. Посадові обов'язки адміністратора визначені на основі та в обсязі кваліфікаційної характеристики за посадою адміністратора та можуть бути доповнені, уточнені під час підготовки посадової інструкції адміністратора, виходячи з конкретних обставин.

3. ПРАВА.

Адміністратор має право:

3.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.

3.2. У межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому начальству про всі виявлені в процесі діяльності недоліки та вносити пропозиції щодо їх усунення

3.3. Давати розпорядження та вказівки та приймати відповідні дії щодо усунення причин, що створили конфліктну ситуацію.

3.4. Вносити пропозиції керівництву підприємства (установи, організації) щодо покращення роботи, що відноситься до його посадових обов'язків та передбачених цією посадовою інструкцією.

3.5. Отримувати від структурних підрозділів та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків

3.6. Залучати фахівців усіх структурних підрозділів підприємства до вирішення покладених на нього завдань (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні – з дозволу керівника підприємства).

3.7. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ.

Адміністратор несе відповідальність за:

4.1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

4.2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності, - у межах, визначених адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством РФ.

4.3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених трудовим і цивільним законодавством РФ.

4.4. Недостовірну інформацію про стан виконання отриманих завдань та доручень, порушення строків їх виконання.

4.5. Невиконання наказів, розпоряджень директора підприємства.

4.6. Порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, правил протипожежної безпеки та техніки безпеки, встановлених для підприємства.

Посадові інструкції адміністратора та його обов'язки

Адміністратор повинен здійснювати нагляд за виконанням іншими працівниками основних функцій, а за необхідності вирішення спірних ситуацій. До завдань адміністратора входить забезпечення злагодженої роботи всієї команди та постійний контроль за якістю виробів або послуг, що виходять. Щоб бути призначеним на посаду адміністратора, достатньо мати повну середню чи вищу освіту. Багато компаній вимагають стаж роботи з профільної спеціальності, що становить щонайменше 2 років.

Що має знати адміністратор

1. Посібники, укази, постанови та інші розпорядження вищих органів чи законодавчих актів, що стосуються статуту життя певної громадської групи, що зобов'язує виконувати посадову інструкцію системного адміністратора.
2. Структуру та особливості діяльності управління, уміння здійснювати контроль функцій інших працівників. Права та призначені обов'язки кожного працівника, а також режим роботи спільно з можливими переробками або короткими днями, що зобов'язує виконувати посадову інструкцію адміністратора салону.
3. Основні правила обслуговування відвідувачів та методи удосконалення сервісу.
4. Повний перелік та точні різновиди послуг, які надає підприємство.
5. Основні питання економіки, що у більшості випадків стосуються особливостей організації праці робітників та питань управління кожним співробітником за справедливістю та згідно зі статутом підприємства, законодавчими нормами, що передбачає посадова інструкція адміністратора магазину.

Читайте також: Правила поведінки під час пожежі в будівлі

Основні навички адміністратора

1. Головні позиції маркетингу, а також основи організації реклами, її планування та вдалого позиціонування продукції або послуг, уміння здійснення нагляду за операціями, що розраховані на популяризацію продукції або послуг у суспільстві.
2. Планування всіх виробничих та показових приміщень, особливості розташування стратегічно важливих об'єктів, оформлення кожного приміщення, при необхідності проведення огляду чи екскурсії певними відсіками чи кімнатами. Це стосується тих, керівництвом у роботі яких є посадова інструкція адміністратора готелю.
3. Естетичні поняття про красу та соціальну психологію, за якою можна орієнтуватися, приймаючи найважливіші рішення.
4. Повний спектр законодавчих актів щодо захисту трудящих та їх охорони від негативних подій під час здійснення трудової діяльності.

Чим керується адміністратор

1. громадським статутом, особливо його поширеними положеннями.
2. Наказами та розпорядженнями, які видає начальство.
3. Правилами внутрішнього розпорядку, які прописані у законодавчих актах та приписах кожної організації.
4. Посадовою інструкцією, яка об'єднує права та обов'язки адміністратора.

Функції

Кожен адміністратор повинен здійснювати такі функції:

1. Контроль та самостійне прийняття участі у господарській діяльності певної робочої групи.
2. Здійснення спостереження за раціональним застосуванням фінансових коштів, за винятком необґрунтованих витрат.
3. Постійне ведення звітної діяльності у межах своєї компетенції та кваліфікації, віддаючи їх вищому начальству. Це передбачає посадова інструкція адміністратора готелю.

Основні обов'язки

1. Підтримка контролюючої функції за цілісністю і безпекою всіх об'єктів, що становлять матеріальну цінність і є частиною конкретної організації.
2. Вжиття заходів, якщо виникають термінові чи конфліктні ситуації, які потребують негайного вирішення. Реагувати слід швидко, тому робота адміністратора пов'язана з великим моральним, а іноді фізичним навантаженням, що наказує посадова інструкція адміністратора салону краси.
3. Розглядати та частково приймати рішення щодо скарг, що надійшли від клієнтів, які незадоволені сервісом або роботою співробітників. У другому випадку адміністратор часто може застосувати штрафні санкції чи інші запобіжні заходи незадовільної роботи співробітників. Також він має розбиратися в ситуації, а не просто виконувати роботу, тому багато хто стверджує, що така діяльність є складною у моральному плані, що регламентує посадова інструкція адміністратора кафе.

Головні розпорядження

1. Слідкувати за тим, щоб усі приміщення були оформлені належним чином. Також здійснювати контроль належного зовнішнього вигляду, розміщення та своєчасності зміни рекламних об'єктів як усередині, так і зовні приміщення. Це насамперед стосується працівників, якими має виконуватись посадова інструкція адміністратора салону краси.
2. Контролювати забезпечення та постійне підтримання порядку всередині та зовні приміщення, що є невід'ємною частиною іміджу будівлі або конкретної фірми, що показує зразок посадової інструкції адміністратора.
3. Здійснювати контроль за дотриманням працівниками основних норм трудової дисципліни, а також пожежної безпеки та інших запобіжних заходів, що передбачають посадові інструкції адміністратора.
4. Доносить отриману або побачену інформацію до безпосереднього начальника щодо всіх помилок у роботі співробітників, а також наводить можливі заходи, спрямовані на ліквідацію всіх неполадок та помилкових дій, що зобов'язує робити посадову інструкцію адміністратора кафе.
5. За допомогою команд підтримує чистоту та порядок у робочому приміщенні, куруючи працю працівників або наймаючи спеціальні команди. Також до обов'язків адміністратора входить перевірка справності та належного стану засобів технічного призначення та необхідного для роботи обладнання, купівля меблів для офісу або іншого приміщення, обладнання та товарів різного призначення, які стануть у нагоді як для технічних, так і господарських цілей.

Функціональні обов'язки

1. Здійснює організацію, формує розпорядок та призначає час праці прибиральниці, а також перевіряє результат роботи.
2. Організовує вітальні заходи або купівлю подарунків, бонусів на честь святкових подій для співробітників компанії, а також минулих та справжніх партнерів, постійних клієнтів чи всіх тих, хто користувався послугами чи продукцією конкретного підприємства.
3. Повністю вирішує всі питання з орендодавцем щодо комунального обслуговування приміщень, які орендує фірма, що передбачають посадові інструкції адміністратора.
4. Проводить організаційні заходи щодо справної роботи всього обладнання, при необхідності призначає ремонтні роботи, визначає їх час, швидкість, погоджує вартість, вибирає майстрів чи фірми, які надають оптимальні послуги за призначену плату.
5. Постійно веде облік канцелярського та іншого технічного приладдя, обладнання, інвентарю та всіх елементів по господарській частині, своєчасно надає належну кількість і спектр даних пристроїв працівникам.
6. Складає, перевіряє та здає документацію, в якій містяться звіти з різних сфер за кожний період, що визначають посадові інструкції адміністратора.
7. Проводить організацію та контролює належне та дозоване харчування працівників, що відбувається під час обідньої перерви, розподіляє порції, якщо це передбачено статутом компанії.

Права

Адміністратор має такі права:

1. Робити запити щодо стану та якості обладнання, що поставляється, наявності та кількості, інтенсивності витрати матеріалів для виробництва.
2. Складати та вносити пропозиції щодо покращення роботи фірми або модернізації дій керівників.
3. Виставляти вимоги керівникам щодо забезпечення хороших умов здійснення обов'язків службового характеру.
4. Здійснювати прийняття швидких та раціональних рішень, що знаходяться в рамках компетенції адміністратора, що уточнюється у статуті фірми. Це затверджують посадові інструкції адміністратора.

Відповідальність

На адміністратора покладається відповідальність за своєчасне забезпечення необхідними матеріалами та ресурсами для роботи, підтримання чистоти та безпеки на конкретному об'єкті, знаходження документації у справному стані. Також від адміністратора залежить правильність складання та своєчасність надання звітів.

Він не має права розголошувати комерційну таємницю, а також усі відомості, про які він дізнався випадково при виконанні своїх безпосередніх обов'язків. Щоб цей співробітник міг працювати без проблем, він має своєчасно виконувати свої обов'язки. Він відповідає за збереження довіреного майна, а також за виконання вимог посадової інструкції.

Посадові обов'язки адміністратора: зразок

Посадові обов'язки адміністратора встановлюються вищим керівництвом. Усі вони мають бути зазначені у посадовій інструкції, інакше вони мають ніякої юридичної сили. Крім цього, цей документ має бути поданий адміністратору для ознайомлення безпосередньо перед його вступом на нову посаду.

Будь-яка професія є по-своєму цікавою, складною зі своїми особливостями. Престижна, перспективна професія – адміністратор готелю. Будь-якого відвідувача готелю зустрічає передусім адміністратор. На вигляд адміністратора, враження від розмови з ним, складається перше враження про готель і його співробітників.

Створити уявлення про готель – це відповідальне завдання для адміністратора. Враження, звісно, ​​має бути лише позитивним. Безумовно, він має бути виконавчим, обов'язково виконувати обов'язки адміністратора. Бажано, щоб у нього був ще один аспект, швидше за вроджений - харизма. Адміністратор повинен вміти уявити самого себе та готель з дуже гарного боку та залишити гарне враження.

У великому готелі може бути не один адміністратор, зазвичай на зміну заступають кілька людей, адже на ресепшені завжди має обов'язково перебувати хоча б один співробітник. По роботі адміністратора, які проживають у готелі, можуть судити про клас та його респектабельність, тому власники відповідально підходять до вибору претендента на вакансію. Особливо ретельний відбір проводиться за наявності номерів преміум-класу.

Основні функції адміністратора, по суті, представницькі. Раніше на заїжджих дворах теж були свого роду адміністратори - їх функції зазвичай виконував господар. Він приймав приїжджих, встановлював свої порядки на заїжджому дворі та контролював їх виконання.

Посада адміністратора потрібна у готелях, на базах відпочинку, у гостьових будинках тощо. Вони особливо потрібні в містах-курортах, в яких одночасно відпочиває велика маса людей.

Сфера туризму постійно активно розширюється, з'являються нові готелі, міні - готелі, хостели.

Вимоги до адміністратора

Адміністратор повинен бути людиною освіченою, уважною, ввічливою та чуйною. Він має бути стійким до стресів і справедливим, коли розуміється на конфліктних ситуаціях. Обов'язково потрібно бути чудовим психологом, знаходити підхід до кожного клієнта, вміти уважно слухати і допомагати, якщо потрібно.

Рости кар'єрними сходами, можуть тільки люди врівноважені, відповідальні, які вміють швидко реагувати у скрутній ситуації. Вони повинні вміти швидко опрацьовувати великий обсяг отриманої інформації. Комунікабельність, відповідальність – основні критерії адміністратора.

У своєму резюме претендент повинен вказувати досвід роботи на подібній посаді в готелі. Він має бути, згідно з посадовою інструкцією, не менше двох років. Бажано надання рекомендації з попереднього місця роботи.

В ідеалі він повинен мати такі якості:

• товариськість. Він зможе швидко і легко встановлювати контакт з постояльцями, відповідати на питання, що виникають у його компетенції;
• мова має бути правильною. Дефекти дикції, надто швидка вимова негативно впливають на передачу необхідної інформації;
• кмітливість. У деяких ситуаціях потрібно ухвалити рішення дуже швидко і обов'язково тільки правильне. При цьому воно обов'язково має бути справедливим у конфліктній ситуації;
• неухильно виконувати всі свої обов'язки. З усією відповідальністю ставитися до ведення документообігу, первинної бухгалтерії;
• вміння залагоджувати конфлікти. Здатність адекватно сприймати будь-яку ситуацію. Навичка ввічливого спілкування, допомагає згладжувати непорозуміння, що виникли. Клієнт у будь-якій ситуації має залишатися задоволеним, а бюджет не має постраждати;
• готовність тимчасово поєднувати пропоновану та іншу посаду до роботи понаднормово (у разі не порушення з боку керівника норм Трудового Кодексу).
• знання іноземної мови на розмовному рівні (найчастіше англійської). Це важливо при розмові з іноземцями та підвищує зірковість готелю;
• вміти користуватися комп'ютером;
• бути знайомим із діловодством;
• мати навички грамотних телефонних переговорів, вміти коротко та чітко відповідати на поставлені питання;
• мати середню чи вищу спеціальну освіту, пройти спеціальне навчання у школі готельного бізнесу, закінчити курси для адміністраторів готелю.

У складі готелю адміністратор є спеціалістом середньої керівної ланки.

Незалежно від складної ситуації, можливого конфлікту, адміністратор завжди має бути спокійним, невимушеним, веселим та головне – завжди залишатися доброзичливим та справедливим. Вміння спілкуватися – важлива якість адміністратора.

Згідно з посадовою інструкцією, основні функціональні обов'язки адміністратора такі:

• здійснювати координацію у роботі готелю, загальний контроль, керуючись правилами готельного комплексу та законодавством.

Він повинен знати документальну основу:

1. нормативні документи та трудове законодавство;
2. мати базові знання в управлінні;
3. чітко знати свої обов'язки, права, розпорядження керівника та їх виконувати;
4. принципи ведення готельного бізнесу;
5. здійснювати безпосередньо функції:
6. контролювати та брати безпосередню участь у господарській діяльності готелю. Він має вести спостереження за раціональним використанням фінансових коштів, не допускати необґрунтованих витрат. У межах своєї компетенції та кваліфікації вести звітну діяльність про витрати;
7. систематизувати заявки щодо бронювання номерів;
8. спілкуватися з постояльцями, враховувати їх побажання та зауваження;
9. всіляко сприятиме комфортному перебування гостей;
10. здійснювати постійний контроль за станом та готовністю до здачі до заселення номерів (зміна білизни, прибирання, охайний вид приміщень);
11. брати участь у купівлі меблів, обладнання та іншого приладдя для номерів з урахуванням їхнього статусу;
12. здійснювати контроль за цілісністю готельної власності, яка має матеріальну цінність;
13. здійснювати контроль за дотриманням працівниками основних норм трудової дисципліни, а також пожежної безпеки;
14. надавати інформацію про роботу готелю. Необхідно інформувати клієнтів про послуги, що надаються: про наявність вільних номерів, про послуги та їх вартість;
15. приймати заявки, контролювати їх виконання підлеглими працівниками;
16. консультувати постояльців за правилами проживання, давати відповіді на питання, приймати заявки на послуги, реагувати на зауваження.

При зверненні по телефону важливо вказувати не тільки адресу готелю, але і як краще до нього дістатися. Розповідати постояльцям про найцікавіші пам'ятні місця, культурні установи, які бажано відвідати туристам:

• контролювати дотримання персоналом своїх обов'язків щодо виконання правил внутрішнього розпорядку. Роботу весь персонал має виконувати з усією відповідальністю;
• врегулювати конфліктні ситуації щодо рівня обслуговування. Вживати скарги постояльців, оперативно вживати заходів для усунення недоліків. У кожному номері є телефон, і клієнт завжди може зв'язатися з адміністратором та повідомити про свої потреби;
• вносити пропозиції щодо покращення обслуговування постояльців;
• координувати роботу персоналу готелю;
• відповідальність за злагодженість дій у роботі всього персоналу;
• бронювати номери у готелі;
• реєструвати, розміщувати гостей у готелі, видавати ключі від кімнат;
• працювати з документацією та кореспонденцією;
• провадити розрахунки з постояльцями, готувати звітну документацію;
• здійснювати контроль за проживанням та дотриманням правил;

Права адміністратора

Серед повноважень працівника основні:

• ознайомлення з рішеннями посібника з обслуговування постояльців;
• повідомлення керівництву про проблеми, що виникають при спілкуванні з відвідувачами, про виявлені недоробки, внесення конкретних пропозицій, їх усунення;
• внесення рекомендацій щодо покращення обслуговування та надання послуг;
• видача різних вказівок підлеглим працівникам;
• здійснення контролю над роботою персоналу і під час їх прямих обов'язків у обслуговуванні відвідувачів;
• конструктивна взаємодія з керівником для виконання своїх функцій.

Керуючий готелю може запропонований список збільшити чи скоротити. При цьому в структурі обов'язково має вказуватися місце, яке займає адміністратор та його контакти для вирішення екстрених або складних питань.

Відповідальність адміністратора

Найчастіше адміністратор відповідає за таке:

• не дотримання своїх обов'язків, згідно з посадовою інструкцією;
• перевищення своїх повноважень;
• умисне заподіяння матеріальних збитків.

За порушення передбачається покарання у вигляді позбавлення матеріального та інших видів заохочення, можливе звільнення. Заохочення може бути у вигляді виплати премій, оплати телефонного зв'язку, різних абонементів. Може передбачатись система штрафів за повторні дрібні порушення. Кожна провина має розглядатися індивідуально і не порушуватиметься законодавство. Зазвичай, за співробітником залишається право приймати від відвідувачів чайові.

Чим керується адміністратор

У своїй роботі адміністратор керується:

• статутом готелю;
• правилами внутрішнього розпорядку, які прописані у розпорядженні організації;
• наказами, розпорядженнями керівника;
• посадовою інструкцією адміністратора;
• загальними правилами ділового етикету;
• діючої у готелі трудової дисципліни.

При прийомі на роботу він обов'язково повинен бути ознайомлений з усіма діючими внутрішніми положеннями та інструкціями даного готелю та підтвердити своє ознайомлення підписом.

Посадова інструкція адміністратора

До основних функцій посадової інструкції:

• структура виробничих процесів;
• регулювання діяльності адміністратора.

З її допомогою керівник доносить свої критерії, вимоги, функціональні обов'язки посади.

Вона регламентує права, вимоги, обов'язки адміністратора. Він необхідний оцінки праці, підвищення кваліфікації, прийняття рішення про подальше підвищення працівника. Основна мета посадової інструкції – грамотне управління персоналом.

Важливо не лише ознайомитись з інструкцією, але сумлінно та відповідально її виконувати.

Посадова інструкція повинна містити:

• назва готелю, хто затверджував та коли, документ (вказується у верхній частині документа);

У розділі «Загальні положення» надається інформація:

• вказується категорія, до якої належить працівник. Адміністратор є спеціалістом;
• хто призначає та звільняє з посади. Директор готелю виходячи з наказу;
• особа, яка може бути призначена на посаду;
• документи для керівництва;
• правила та інформація, якою необхідно володіти.
• вимоги до освіти.
• у розділі «Посадові обов'язки» наводяться обов'язки з керівництва персоналом, зазначаються дії, які необхідно виконувати обов'язково;
• у розділі «Права» позначені права у діяльності;
• у розділі «Оцінка роботи та відповідальності» вказується, як проводиться оцінка діяльності, відповідальність за невиконання вимог інструкції з посади;
• у розділі «Зв'язки з посади» вказується, кому підпорядковується адміністратор, з ким вирішує важливі питання;

Наприкінці інструкції вказується:

• найменування посади керівника;
• особистий підпис керівника (з розшифровкою);
• віза працівника, ознайомленого з інструкцією;
• візи працівників, які узгоджують документ.

Розробляє інструкцію керівник підрозділу, який має узгодити її з юристом, начальником відділу кадрів, керівником з охорони праці. Після внесення уточнення, поправок, доповнень, необхідних підписів документ має бути затверджений керівником готелю.

Заробітна плата адміністратора

Заробітна плата адміністратора залежить, перш за все, від регіону, в якому знаходиться готель, від його престижності та якості сервісу, що надається клієнтам. Заробітна плата конкретного співробітника визначається рівнем його особистого професіоналізму, якості його роботи та кількості відпрацьованого часу за конкретний місяць. У середньому країні вона становить зараз приблизно близько 30 тисяч рублів.

У багатьох готелях передбачені різні доплати у вигляді премій, заохочувальних бонусів, надання безкоштовних корисних послуг, наприклад оплати харчування, послуг телефонії, видаються абонементи для відвідування спортзалів та культурних заходів.

Як і в будь-якому іншому бізнесі, чим краще проявляє себе співробітник тим, вища його персональна заробітна плата, але все ж таки визначальним моментом у цій галузі є рівень «зірок» готелю та загальний рівень сервісу даної готельної мережі.

Висновок

Адміністратор готелю - професія популярна особливо при зростаючій масі туристів. Він потрібен у готелі, хостелі, на базі відпочинку, зустрічає гостей, що переступили поріг готелю. Від нього залежить комфортне проживання. Спеціальність адміністратора відповідальна, досить складна, але цікава та захоплююча. Можна спілкуватися з багатьма цікавими людьми різних країн.

Адміністратору мають бути притаманні професії особливості - наявність харизми, вродженої риси, і завжди бути помітним для відвідувачів. При справді сумлінному виконанні своїх обов'язків, згідно з посадовою інструкцією, не буде скарг, не задоволення у проживаючих у готелі.

Якщо адміністратор підтримує комфорт і порядок у готелі, координує всю роботу, а гостям розповідає про послуги, визначні пам'ятки в околицях, тоді вони будуть задоволені. Якщо він завжди доброзичливий і веселий, товариський, то й постояльці мають гарний настрій. Багатьом із них захочеться ще раз обов'язково відвідати пам'ятки, що запам'яталися, і зупинитися в готелі з привітним персоналом.

Для додаткового ознайомлення з професійними обов'язками адміністраторів готелів можна переглянути відео, там також наведено основні нормативно-правові акти, якими має керуватися адміністратор на своєму робочому місці.